- Cara membuat petty cash di Excel mencakup penentuan jumlah dana, penanggung jawab, kebijakan penggunaan, hingga template pencatatan yang konsisten dengan rumus saldo otomatis.
- Penyalahgunaan petty cash ternyata menyumbang sekitar 14,5% dari seluruh kasus fraud bisnis, sehingga pencatatan yang rapi dan pengawasan yang jelas sangat penting.
- Mekari POS membantu bisnis retail dan F&B mencatat pengeluaran kas kecil harian secara lebih terpusat, terintegrasi dengan laporan keuangan di Mekari Jurnal.
Membeli galon untuk kebutuhan kantor, membayar ongkos kurir secara mendadak, atau memberikan uang parkir kepada kurir yang mengantar barang merupakan contoh pengeluaran kecil yang sering muncul sehari-hari. Nominalnya mungkin tidak besar, tetapi tetap perlu dicatat agar arus kas bisnis tetap terkontrol.
Artikel ini akan membahas apa itu petty cash, alasan kas kecil masih relevan di era pembayaran digital, hingga cara membuat dan mengelolanya menggunakan Excel. Anda juga akan menemukan cara membuat laporan, menghitung petty cash, serta memahami keterbatasan Excel agar pengelolaan kas kecil tetap efektif.
Apa itu petty cash?
Petty cash atau kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang disiapkan bisnis untuk membayar kebutuhan operasional sehari-hari dengan nominal yang relatif kecil. Dana ini digunakan untuk pengeluaran yang terasa kurang praktis jika harus melalui transfer bank, cek, atau prosedur pembayaran formal lainnya.
Contohnya cukup dekat dengan aktivitas kantor sehari-hari, seperti membeli alat tulis yang tiba-tiba habis, membayar ongkos kirim, memberikan uang parkir kepada kurir, atau menyediakan konsumsi ringan untuk tamu dan klien. Meski nilainya kecil, pengeluaran seperti ini tetap perlu dicatat agar penggunaan kas bisnis mudah dipantau dan tidak bercampur dengan dana lainnya.
Petty cash biasanya disimpan di tempat khusus yang aman dan dikelola oleh satu orang yang ditunjuk sebagai penanggung jawab atau custodian. Ia bertugas mencatat setiap transaksi, menyimpan bukti pengeluaran, serta memastikan dana digunakan sesuai kebutuhan dan kebijakan bisnis yang berlaku.
Kenapa bisnis masih membutuhkan petty cash?
Petty cash tetap dibutuhkan karena bisnis sering menghadapi pengeluaran kecil yang harus dibayar cepat, seperti parkir, ongkos kurir, atau kebutuhan operasional mendadak. Dana ini membuat pembayaran lebih praktis tanpa harus melewati proses transaksi yang panjang untuk nominal kecil.
Data tersebut menunjukkan bahwa masih ada situasi di mana transaksi tunai tetap dibutuhkan, misalnya vendor yang hanya menerima cash, atau kebutuhan kembalian di kasir toko. Petty cash memastikan bisnis tetap siap menghadapi situasi semacam ini tanpa harus repot memproses pembayaran formal untuk nominal yang kecil.
Cara menentukan nominal petty cash yang tepat
Berikut beberapa hal yang bisa menjadi pertimbangan untuk menentukan nominal petty cash:
1. Hitung rata-rata pengeluaran kecil dalam satu periode
Gunakan catatan pengeluaran tunai selama 2–3 bulan terakhir sebagai dasar perhitungan. Hitung rata-rata pengeluaran per minggu atau per bulan untuk mendapatkan gambaran kebutuhan petty cash yang lebih realistis.
2. Sesuaikan dengan frekuensi replenishment
Tentukan seberapa sering dana petty cash akan diisi ulang, misalnya setiap minggu atau sebulan sekali. Jika replenishment dilakukan sebulan sekali, nominal petty cash setidaknya perlu mencukupi rata-rata pengeluaran bulanan ditambah sedikit dana cadangan.
3. Pertimbangkan jumlah outlet atau departemen
Bisnis dengan beberapa outlet atau departemen dapat menetapkan dana petty cash untuk masing-masing unit. Cara ini membuat penggunaan dana lebih mudah dipantau dan setiap penanggung jawab dapat dimintai pertanggungjawaban secara terpisah.
4. Tinjau nominal secara berkala
Kebutuhan petty cash dapat berubah seiring bertambahnya karyawan, outlet, atau aktivitas operasional. Evaluasi nominal setidaknya setiap enam bulan untuk memastikan dana tetap sesuai kebutuhan dan tidak terlalu kecil maupun berlebihan.
Menyusun SOP petty cash yang jelas
Berikut komponen yang perlu diperhatikan saat menyusun SOP petty cash:
- Penanggung jawab dan alur persetujuan: Tentukan siapa yang bertugas sebagai custodian, siapa yang memberikan persetujuan untuk pengeluaran tertentu, dan siapa yang melakukan rekonsiliasi. Pembagian peran membantu mencegah satu orang memiliki kendali penuh atas dana sekaligus pencatatannya.
- Kategori pengeluaran yang diperbolehkan: Jelaskan jenis kebutuhan yang boleh dibayar menggunakan petty cash, seperti alat tulis, konsumsi ringan, atau ongkos kirim darurat. Aturan ini membantu memastikan dana digunakan sesuai tujuan.
- Batas nominal per transaksi dan prosedur pengecualian: Tetapkan batas maksimal pengeluaran untuk setiap transaksi. Jika ada kebutuhan mendesak yang melebihi batas tersebut, cantumkan prosedur persetujuan tambahan yang harus dilakukan.
- Dokumentasi wajib: Tentukan bukti yang harus disertakan untuk setiap pengeluaran, seperti struk asli, nota, atau formulir pengajuan. Atur juga tempat penyimpanan dokumen agar bukti transaksi mudah ditemukan saat dibutuhkan.
- Jadwal dan mekanisme rekonsiliasi: Tentukan kapan kas fisik perlu dicocokkan dengan catatan dan siapa yang bertanggung jawab melakukannya. Jika ditemukan selisih, SOP juga perlu menjelaskan langkah yang harus diambil untuk menelusuri penyebabnya.
- Prosedur serah terima saat custodian berganti: Lakukan penghitungan kas bersama dan buat berita acara ketika terjadi pergantian penanggung jawab. Dengan begitu, kondisi dana dan tanggung jawab masing-masing pihak dapat terdokumentasi dengan jelas.
Cara membuat laporan petty cash di Excel
Laporan petty cash bisa dibuat dari sheet pencatatan harian yang sama selama struktur tabelnya sudah disiapkan dengan benar.
Dengan rumus sederhana di Excel, saldo akan ikut berubah setiap kali ada dana masuk atau pengeluaran baru.
1. Siapkan 6 kolom utama di baris pertama
Buat enam kolom utama pada baris pertama, yaitu Tanggal, Keterangan, Kategori, Dana Keluar, Dana Masuk, dan Saldo Berjalan. Letakkan masing-masing header di sel A1 sampai F1 agar setiap transaksi nantinya mudah dicatat dan dibaca.
2. Isi saldo awal di baris pertama
Masukkan jumlah dana petty cash yang tersedia di awal periode pada kolom Saldo Berjalan, misalnya Rp1.000.000 di sel F2. Nominal ini menjadi dasar untuk menghitung perubahan saldo pada setiap transaksi berikutnya.
3. Catat setiap transaksi di baris baru
Setiap kali terjadi pengeluaran, buat satu baris baru dan isi tanggal, keterangan, kategori, serta nominalnya pada kolom Dana Keluar. Jika ada pengisian kembali dana petty cash, masukkan nominal tersebut ke kolom Dana Masuk agar perubahannya ikut tercatat.
4. Pasang rumus saldo berjalan di baris kedua
Pada sel F3, masukkan rumus =F2+E3-D3 untuk menghitung saldo setelah transaksi. Rumus tersebut mengambil saldo sebelumnya, menambahkan dana masuk, lalu mengurangi dana keluar pada baris yang sama.
5. Salin rumus ke baris berikutnya
Setelah rumus di F3 berhasil, klik sel tersebut lalu tarik kotak kecil di pojok kanan bawah ke baris-baris berikutnya. Dengan begitu, Excel akan menyesuaikan rumus secara otomatis sehingga saldo tidak perlu dihitung ulang setiap kali ada transaksi baru.
6. Format kolom dana sebagai mata uang
Blok kolom Dana Keluar, Dana Masuk, dan Saldo Berjalan, kemudian pilih format Currency atau Accounting. Pengaturan ini membuat angka lebih mudah dibaca sebagai nominal rupiah dan membantu mengurangi kesalahan saat membaca laporan.
7. Tambahkan ringkasan pengeluaran per kategori
Jika ingin melihat penggunaan dana dengan lebih cepat, tambahkan ringkasan berdasarkan kategori pengeluaran. Misalnya, gunakan rumus =SUMIF(Kategori,”Konsumsi”,Dana_Keluar) untuk mengetahui total dana yang digunakan untuk kategori konsumsi selama periode tertentu.
Dengan struktur tersebut, laporan petty cash akan ikut diperbarui setiap kali transaksi baru dimasukkan. Penanggung jawab juga tidak perlu menghitung saldo secara manual di akhir periode sehingga proses pencatatan menjadi lebih praktis dan minim kesalahan.
Cara menghitung petty cash (sistem imprest)
Sistem imprest merupakan salah satu metode yang umum digunakan karena jumlah dana petty cash selalu dikembalikan ke nominal awal setelah periode tertentu. Cara menghitungnya cukup sederhana, yaitu dengan menjumlahkan seluruh pengeluaran lalu mengisi kembali dana sebesar jumlah yang telah digunakan.
Misalnya, sebuah bisnis menetapkan dana petty cash sebesar Rp2.000.000 di awal bulan. Selama bulan tersebut, terdapat beberapa pengeluaran berikut:
- Alat tulis kantor: Rp150.000
- Ongkos kurir: Rp80.000
- Konsumsi tamu: Rp120.000
Total pengeluaran: Rp150.000 + Rp80.000 + Rp120.000 = Rp350.000
Setelah seluruh transaksi dicatat, sisa dana petty cash dapat dihitung dengan rumus:
Sisa dana = Dana awal – Total pengeluaran
Rp2.000.000 – Rp350.000 = Rp1.650.000
Karena menggunakan sistem imprest, bisnis perlu mengisi kembali dana sebesar total pengeluaran agar saldo kembali ke nominal awal.
Dana yang perlu diisi kembali = Total pengeluaran (Rp350.000)
Dengan pengisian tersebut, saldo petty cash kembali menjadi Rp2.000.000 untuk digunakan pada periode berikutnya.
Bisnis juga perlu melakukan penghitungan fisik untuk memastikan jumlah uang yang tersedia sesuai dengan catatan. Jika ditemukan selisih, misalnya uang tunai Rp20.000 lebih sedikit dari saldo yang seharusnya, selisih tersebut perlu dicatat sebagai kekurangan kas dan ditelusuri penyebabnya agar laporan tetap akurat.
Cara mengelola petty cash yang baik
Pencatatan yang rapi saja tidak cukup tanpa pengelolaan yang disiplin. Aturan yang jelas membantu setiap penggunaan dana tetap terkontrol, mudah ditelusuri, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Berikut beberapa praktik yang bisa diterapkan agar petty cash lebih aman:
- Satu penanggung jawab: Batasi akses pengelolaan petty cash kepada satu orang yang ditunjuk sebagai custodian. Pembagian tanggung jawab yang jelas membuat setiap transaksi lebih mudah ditelusuri jika terjadi selisih.
- Kwitansi wajib untuk setiap transaksi: Pastikan setiap pengeluaran disertai kwitansi, struk, atau bukti pembayaran yang sesuai. Nominal yang kecil sekalipun tetap perlu memiliki bukti agar tidak ada transaksi yang terlewat dari pencatatan.
- Rekonsiliasi rutin: Cocokkan jumlah uang tunai yang tersedia dengan catatan petty cash setidaknya seminggu sekali. Pemeriksaan rutin membantu menemukan selisih lebih cepat tanpa harus menunggu sampai dana hampir habis.
- Tetapkan batas nominal per transaksi: Tentukan batas maksimal penggunaan petty cash untuk satu transaksi sesuai kebutuhan bisnis. Pengeluaran yang melebihi batas sebaiknya menggunakan metode pembayaran lain yang memiliki pencatatan dan jejak audit lebih jelas.
- Simpan di tempat yang aman: Gunakan kotak kas atau tempat penyimpanan yang dapat dikunci untuk menjaga uang tetap aman. Akses fisik juga sebaiknya dibatasi hanya kepada pihak yang berwenang untuk mengurangi risiko kehilangan atau penyalahgunaan.
Petty cash memang digunakan untuk kebutuhan kecil, tetapi bukan berarti risikonya juga kecil. Penggunaan dana yang cukup sering dan melibatkan uang tunai membuat pengawasan tetap diperlukan.
Angka ini menegaskan bahwa dana yang terlihat kecil dan sering dianggap remeh justru menjadi salah satu celah paling umum untuk terjadinya penyalahgunaan, terutama jika tidak ada kontrol dan rekonsiliasi yang konsisten.
Kesalahan umum dalam menghitung petty cash di excel
Excel memang memudahkan pencatatan petty cash, tetapi kesalahan kecil tetap bisa membuat saldo dan laporan menjadi tidak sesuai.
Beberapa kesalahan berikut perlu diperhatikan agar pencatatan kas kecil tetap akurat.
1. Salah memasukkan kategori pengeluaran
Kesalahan kategori, seperti mencatat biaya kurir sebagai konsumsi, dapat membuat laporan per kategori menjadi tidak akurat. Dampaknya akan semakin terlihat saat menggunakan rumus seperti SUMIF untuk menghitung total pengeluaran.
2. Lupa mencatat transaksi kecil
Pengeluaran seperti membeli materai, galon air, atau membayar parkir sering dianggap terlalu kecil untuk dicatat. Jika terjadi berulang kali, nominalnya bisa menumpuk dan membuat saldo fisik berbeda dengan catatan di Excel.
3. Salah memasukkan atau menyalin rumus
Rumus saldo yang bergeser atau tidak ikut diterapkan pada baris transaksi baru dapat membuat perhitungan saldo berjalan menjadi keliru. Kesalahan ini terkadang baru diketahui ketika dilakukan pengecekan di akhir periode.
4. Menunda rekonsiliasi
Rekonsiliasi yang hanya dilakukan di akhir bulan membuat selisih lebih sulit ditelusuri karena terlalu banyak transaksi yang harus diperiksa sekaligus. Pemeriksaan secara berkala membantu menemukan kesalahan lebih cepat sebelum masalahnya semakin sulit dilacak.
Kelola petty cash bisnis Anda dengan Mekari POS
Mengandalkan Excel untuk mencatat petty cash memang cukup saat transaksi masih sederhana. Ketika bisnis memiliki beberapa outlet, file yang terpisah-pisah dapat membuat pencatatan, pemantauan kas, dan rekonsiliasi menjadi lebih rumit serta rawan selisih.
Mekari POS hadir sebagai sistem POS terpusat untuk bisnis retail dan F&B yang membantu mengelola transaksi dan operasional dari satu sistem. Data transaksi dapat terhubung dengan Mekari Jurnal untuk mendukung pencatatan akuntansi secara otomatis, sehingga bisnis tidak perlu terlalu bergantung pada rekap manual dari berbagai file Excel.
Dengan pencatatan yang lebih terpusat, bisnis dapat memantau aktivitas operasional dengan lebih mudah sekaligus mengurangi risiko selisih yang sulit ditelusuri. Mekari POS juga dilengkapi berbagai fitur untuk membantu bisnis mengelola transaksi, stok, laporan, pelanggan, hingga operasional multicabang, di antaranya:
- Transaksi cepat dan akurat: Memproses pesanan dan pembayaran dalam satu alur kerja yang lebih terstruktur sehingga risiko kesalahan pencatatan dapat diminimalkan.
- Manajemen stok real-time: Memantau ketersediaan produk di berbagai outlet secara langsung untuk membantu mencegah kehabisan stok dan perbedaan antara stok fisik dengan catatan.
- Laporan bisnis: Menyediakan data penjualan dan performa produk secara real-time untuk membantu pemilik bisnis memahami kondisi usaha dan mengambil keputusan lebih cepat.
- Program loyalitas: Mendukung program membership dan poin untuk membantu bisnis membangun hubungan dengan pelanggan dan mendorong pembelian berulang.
- Integrasi ekosistem Mekari: Terhubung dengan Mekari Jurnal untuk pencatatan akuntansi dan Mekari Desty untuk membantu mengelola penjualan dari berbagai kanal secara lebih terintegrasi.
- Manajemen multicabang: Memungkinkan bisnis memantau aktivitas dan performa berbagai outlet dari satu dashboard sehingga pengelolaan operasional menjadi lebih praktis.
Siap mengelola pencatatan kas kecil dan operasional bisnis Anda dengan lebih rapi? Mulai kelola transaksi dan laporan keuangan bisnis Anda dengan Mekari POS.
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari POS are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Officeless is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
References
References
Tally Solutions. “Petty Cash: Examples, Recording and Control Methods”
Shopify. “What Is Petty Cash? Definition & Best Practices” (mengutip data Federal Reserve)
