- Lead time adalah rentang waktu yang dibutuhkan sejak sebuah proses bisnis dimulai hingga selesai, mulai dari pemesanan bahan baku, produksi, hingga produk sampai ke tangan pelanggan.
- Ketidakakuratan lead time berdampak nyata, terbukti dari lead time yang bisa meningkat hingga dua kali lipat ketika produk pengganti perlu dikirim ulang akibat masalah kualitas.
- Mekari POS membantu bisnis memantau stok dan produk secara akurat di setiap outlet dan gudang, sehingga keterlambatan akibat data stok yang tidak sinkron dapat ditekan seminimal mungkin.
Pernahkah Anda kehabisan stok justru saat permintaan pelanggan sedang tinggi-tingginya, padahal pesanan ke supplier sudah dilakukan jauh-jauh hari? Situasi ini sering kali terjadi karena bisnis belum benar-benar memahami dan menghitung lead time mereka sendiri.
Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu lead time, jenis-jenisnya, komponen penyusunnya, cara menghitungnya, faktor yang mempengaruhinya, hingga tips mempersingkatnya.
Apa itu lead time dan mengapa penting bagi bisnis?
Lead time adalah rentang waktu yang dibutuhkan sejak suatu proses bisnis dimulai hingga selesai. Istilah ini umum digunakan dalam supply chain, terutama oleh supplier dan manufaktur, untuk menghitung waktu yang diperlukan mulai dari pengadaan bahan baku, proses produksi, hingga pengiriman barang.
Namun, lead time tidak hanya berlaku di industri manufaktur. Restoran, misalnya, memiliki lead time sejak pesanan diterima hingga makanan disajikan. Firma konsultan mengukur lead time dari awal kerja sama dengan klien hingga proyek selesai. Sementara itu, tim pengadaan dan penjualan memanfaatkan lead time untuk menentukan waktu pemesanan ulang dan memberikan estimasi pengiriman yang akurat kepada pelanggan.
Dengan memahami dan melacaknya secara konsisten, bisnis dapat mengelola stok dengan lebih baik, mengalokasikan sumber daya secara efisien, serta memberikan janji layanan yang realistis kepada pelanggan.
Berikut beberapa alasan mengapa lead time penting untuk dipahami dan dikelola dengan baik.
- Alur kerja yang lebih lancar: Membantu bisnis menyelaraskan waktu antar proses, alih-alih menciptakan celah dan hambatan yang tidak perlu.
- Mengurangi biaya penyimpanan: Pemahaman terhadap lead time memungkinkan bisnis mengoptimalkan operasional gudang tanpa perlu menyediakan ruang berlebih untuk mengakomodasi stok maksimal setiap saat.
- Hubungan pelanggan yang lebih baik: Pelanggan umumnya menyukai lead time yang singkat dan memiliki toleransi rendah terhadap keterlambatan pengiriman.
- Ketahanan bisnis: Memperhitungkan kemungkinan situasi tak terduga membantu bisnis tetap adaptif menghadapi gangguan rantai pasok maupun lonjakan permintaan mendadak.
- Kepercayaan diri yang lebih besar dalam operasional: Memberi bisnis keyakinan lebih besar dalam memenuhi target operasional dan penjualan, sehingga dapat beroperasi secara lebih efisien.
Jenis-jenis lead time
Bisnis melacak beberapa jenis lead time, masing-masing memberikan gambaran spesifik tentang tahapan berbeda dalam proses dari pesanan hingga pengiriman. Berikut jenis-jenisnya.
1. Lead time pengadaan
Waktu yang dibutuhkan sejak purchase order dibuat hingga barang diterima dan siap digunakan. Proses ini mencakup pemesanan, pemenuhan oleh supplier, pengiriman, hingga pemeriksaan barang saat tiba.
2. Lead time pelanggan
Total waktu yang dibutuhkan pelanggan sejak melakukan pemesanan hingga menerima produk. Lead time ini sangat berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan.
3. Lead time bahan baku
Waktu sejak kebutuhan bahan baku diidentifikasi hingga bahan tersebut tersedia dan siap digunakan dalam proses produksi.
4. Lead time produksi
Waktu yang diperlukan untuk menghasilkan produk jadi, dihitung sejak work order dirilis hingga produk selesai. Termasuk di dalamnya waktu setup, proses produksi, dan antrean di setiap tahap.
5. Lead time pengiriman
Waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk dari gudang atau pabrik ke pelanggan. Durasinya dipengaruhi oleh metode pengiriman dan jarak lokasi.
6. Lead time kumulatif
Total waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan dari nol (tanpa stok tersedia), mulai dari pengadaan bahan baku hingga pengiriman ke pelanggan. Biasanya digunakan sebagai acuan dalam perencanaan safety stock.
Komponen-komponen lead time
Dengan memahami setiap komponen ini, bisnis dapat mengidentifikasi proses mana yang paling memakan waktu dan perlu dioptimalkan.
Berikut komponen-komponen dalam lead time:
- Preprocessing time: Waktu untuk menerima permintaan pembelian, memahami kebutuhan, dan membuat purchase order
- Processing time: Waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh atau memproduksi barang setelah preprocessing selesai.
- Post-processing time: Rentang waktu sejak barang yang dibeli diterima hingga tersedia di dalam inventaris, termasuk proses inspeksi dan pemeriksaan keamanan.
- Waiting time: Waktu yang berlalu antara diperolehnya bahan baku hingga bahan tersebut benar-benar digunakan dalam proses produksi.
- Storage time: Lamanya waktu barang disimpan di gudang sebelum siap dikirim.
- Transportation time: Waktu yang dibutuhkan untuk mengangkut barang dari gudang atau pabrik hingga sampai ke titik yang dituju pelanggan.
- Inspection time: Waktu yang digunakan untuk memverifikasi bahwa barang memenuhi standar kualitas sebelum dikirim ke pelanggan.
Cara menghitung lead time
Pada dasarnya, perhitungan lead time dilakukan dengan memecah proses menjadi beberapa tahapan, lalu menghitung total waktu dari setiap tahap tersebut.
Rumus paling sederhana:
Lead Time = Tanggal Selesai – Tanggal Mulai
Sementara untuk kebutuhan yang lebih spesifik, berikut dua rumus yang umum digunakan.
Manufaktur = Waktu pengadaan + Waktu produksi + Waktu pengiriman
Inventaris = Lead time supplier + Rata-rata keterlambatan pemesanan ulang
Contoh perhitungan:
Sebuah toko online menerima pesanan laptop custom pada hari Senin. Berikut rincian waktunya:
- Preprocessing (validasi & work order): 2 jam
- Pengadaan komponen: 3 hari (mengikuti komponen terlama)
- Produksi (perakitan & pengujian): 6 jam
- Inspeksi kualitas: 2 jam
- Penyimpanan di gudang: 1 hari
- Pengiriman: 2 hari
Jika dijumlahkan, total lead time dari pesanan hingga produk diterima pelanggan adalah sekitar 7 hari.
Faktor-faktor yang mempengaruhi lead time
Lead time bukan angka yang statis, melainkan dipengaruhi oleh berbagai faktor yang dapat memperpanjang maupun mempersingkatnya. Dampak masalah kualitas juga signifikan.
Ketika produk pengganti perlu dikirim ulang akibat masalah kualitas, lead time dari pesanan ke pelanggan bisa meningkat hingga 2x lipat. – Atlassian.
Berikut faktor lain yang mempengaruhi, yaitu:
- Ketersediaan dan keandalan supplier: Supplier dengan waktu pengiriman rata-rata 14 hari namun bervariasi antara 7 hingga 21 hari menambah ketidakpastian yang jauh lebih besar dibanding supplier yang konsisten mengirim tepat waktu.
- Tingkat inventaris: Safety stock yang ada dapat mempersingkat rentang waktu proses bisnis menjadi lebih efektif, namun begitu stok habis, rentang waktu ini justru dapat memanjang, terutama saat permintaan sedang tinggi.
- Permintaan produk atau layanan: Permintaan yang bersifat musiman atau fluktuatif dapat memperbesar variabilita, terutama untuk produk dengan siklus produksi yang panjang.
- Faktor eksternal: Peristiwa geopolitik, gangguan cuaca, kepadatan pelabuhan, hingga perubahan regulasi dapat mengubah rentang waktu proses bisnis secara signifikan, sering kali tanpa peringatan.
- Jarak dan metode pengiriman: Pengiriman lintas negara yang memakan waktu 30 hari jauh lebih rentan mengalami keterlambatan dibanding pengiriman regional yang hanya membutuhkan waktu 5 hari.
- Komunikasi antar tim: Komunikasi yang buruk antar tim internal maupun dengan supplier dan jasa pengiriman dapat menciptakan inefisiensi, termasuk pesanan yang tidak dikirim tepat waktu meski produk sudah tersedia.
Cara mempersingkat lead time
Setelah memahami faktor-faktor di atas, berikut beberapa langkah yang bisa diterapkan untuk mempersingkat lead time bisnis Anda.
1. Pahami akar penyebab keterlambatan
Petakan seluruh proses end-to-end untuk menemukan bottleneck. Fokus pada tahapan yang paling sering menyebabkan penundaan dan prioritaskan perbaikannya.
2. Perkuat hubungan dengan supplier
Pilih supplier berdasarkan keandalan dan lokasi, bukan hanya harga termurah, karena produk termurah bisa menjadi paling mahal jika berdampak pada lead time akibat rework atau ketidakkonsistenan.
3. Sederhanakan proses internal
Otomatiskan tugas repetitif untuk mengurangi human error, serta identifikasi hambatan di mana pekerjaan sering menumpuk untuk dirancang ulang alurnya.
4. Optimalkan manajemen inventaris
Terapkan strategi seperti just-in-time maupun safety stock untuk menyeimbangkan biaya penyimpanan dengan tingkat layanan kepada pelanggan.
5. Manfaatkan teknologi yang tepat
Sistem yang terintegrasi memberikan visibilitas real-time atas operasional, membantu bisnis mengidentifikasi keterlambatan lebih awal dan mengambil tindakan pencegahan sebelum berdampak ke pelanggan.
6. Tingkatkan koordinasi tim
Edukasi berkelanjutan soal perbaikan proses membantu tim secara proaktif mengenali potensi keterlambatan sebelum menjadi masalah yang lebih besar.
Kelola lead time lebih akurat dengan sistem POS terpusat
Memahami lead time saja belum cukup jika data stok dan produk masih tersebar dan tidak terpantau secara real-time, terutama bagi bisnis retail dengan banyak outlet dan gudang.
Tanpa visibilitas stok yang jelas, bisnis berisiko salah menentukan waktu pemesanan ulang, yang berujung pada kehabisan stok atau overstock.
Untuk mendukung pengelolaan lead time yang lebih akurat, Anda dapat memanfaatkan sistem POS terpusat seperti Mekari POS melalui fitur manajemen inventaris produk yang membantu Anda untuk:
- Memantau stok secara real-time agar dapat menentukan waktu pemesanan ulang dengan lebih tepat
- Mengelola produk dan varian secara terstruktur untuk menghindari kesalahan yang memperlambat proses pemenuhan pesanan
- Mengatur perpindahan stok antar gudang atau cabang agar distribusi lebih cepat dan efisien
- Mendapatkan notifikasi stok menipis sehingga dapat mengantisipasi keterlambatan dari supplier lebih awal
- Menjaga akurasi data stok agar proses penjualan dan pengiriman tidak terhambat
Dengan visibilitas stok yang lebih akurat dan terpusat, Anda dapat menentukan waktu pemesanan ulang dengan lebih tepat, sehingga lead time dapat dikelola lebih efisien tanpa risiko kehabisan stok yang tidak terduga.
Mulai kelola lead time dan inventaris bisnis Anda dengan lebih terkontrol bersama Mekari POS.
References and methodology
Methodology
Methodology
Articles published by Mekari POS are developed using trusted sources, including official data, company reports, academic research, and insights from industry practitioners. Whenever possible, we refer directly to primary sources before drawing conclusions. Our editorial team reviews and verifies the information to ensure accuracy and relevance. All references are listed so readers can trace each piece of information back to its original source.
Our editorial standards
Our editorial standards
- Primary source first: We consult official product documentation and pricing pages directly, not secondhand summaries or aggregator sites.
- Fact-checking: All product features, pricing, and claims are cross-verified against each platform’s official website at the time of writing.
- No paid placement: Tools are selected based on relevance and fit for Indonesian businesses, not commercial arrangements. Mekari Officeless is included as a first-party product and is transparently labeled as such.
- Regular review: Articles are periodically updated to reflect product changes or shifts in market relevance.
References
References
Atlassian. “What Is Lead Time? Definition, Examples, and How to Reduce It”
