Apa itu Stock Take dan Kenapa Penting untuk Bisnis Retail?

Banyak pemilik toko masih menganggap stock opname atau stock take hanya formalitas tahunan yang merepotkan. Padahal, tanpa proses ini, selisih antara catatan sistem dan kondisi barang di rak atau gudang bisa terus menumpuk tanpa disadari.

Masalahnya baru terasa saat bisnis mulai kekurangan stok produk terlaris di satu sisi, sementara produk lain menumpuk tanpa terjual di sisi lain. Artikel ini membahas pengertian stock take, jenis-jenis, manfaat, metode, hingga langkah pelaksanaannya agar proses ini bisa berjalan lebih efektif di bisnis Anda.

Apa itu stock take dan kenapa penting dilakukan?

Stock take adalah proses menghitung fisik seluruh item persediaan yang tersimpan di toko, gudang, atau pusat distribusi, kemudian mencocokkan hasilnya dengan data yang tercatat di sistem manajemen inventaris. Dengan kata lain, stock take memastikan jumlah barang yang benar-benar ada di rak sesuai dengan angka yang tertulis di pembukuan.

Proses ini umumnya dilakukan secara berkala, baik bulanan, triwulanan, maupun tahunan menjelang penutupan laporan keuangan. Pada bisnis yang lebih besar, stock take bahkan bisa dilakukan bersama tim audit eksternal untuk memastikan keakuratan laporan aset.

Stock take menjadi penting karena berbagai faktor bisa menyebabkan selisih antara catatan dan kondisi fisik barang, di antaranya:

• Kesalahan input data
• Barang rusak atau kedaluwarsa
• Penjualan yang tidak tercatat
• Retur produk
• Barang salah tempat di gudang
• Pencurian atau penyusutan stok (shrinkage)

Jika dibiarkan tanpa verifikasi rutin, selisih-selisih kecil ini bisa memicu masalah yang lebih besar, mulai dari overstock, stockout, laporan keuangan yang tidak akurat, hingga inefisiensi operasional secara keseluruhan.

Angka ini menegaskan bahwa selisih stok bukan kasus langka, melainkan tantangan umum yang dihadapi banyak bisnis retail tanpa proses stock take yang konsisten.

Jenis-jenis stock take yang perlu diketahui

Stock take tidak hanya satu bentuk. Setiap jenis memiliki pendekatan berbeda tergantung skala bisnis, jenis produk, dan seberapa sering perputaran stoknya. Berikut jenis-jenis stock take yang umum digunakan:

• Periodic inventory (stock take berkala): Dilakukan pada jadwal tetap, misalnya akhir tahun buku. Cocok untuk bisnis kecil-menengah seperti toko buku atau retail sederhana, meski risiko selisih bisa menumpuk di antara periode penghitungan.
• Perpetual inventory (stock take berkelanjutan): Data stok diperbarui otomatis setiap kali ada transaksi penjualan atau pembelian. Metode ini ideal untuk bisnis dengan perputaran cepat seperti supermarket dan e-commerce karena memberi akurasi real-time, meski butuh investasi sistem lebih besar di awal.
• Spot check atau surprise inventory: Penghitungan dilakukan sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya untuk memverifikasi akurasi data sekaligus mencegah kecurangan. Umum diterapkan di bisnis seperti bank, apotek, atau gudang besar, meski cukup menekan staf yang bertugas.
• Cycle counting: Alih-alih menghitung seluruh stok sekaligus, metode ini memeriksa sebagian inventaris secara bergilir dan rutin. Cocok untuk operasional skala besar seperti pabrik atau perusahaan logistik, meski ada risiko sebagian item tidak terhitung dalam waktu lama.
• Physical inventory count (penghitungan manual menyeluruh): Seluruh item dihitung secara manual satu per satu. Memberikan gambaran paling lengkap, tetapi memakan waktu lebih lama, biasanya dilakukan di akhir tahun atau saat pergantian manajemen.
• FIFO-based stocktaking (First-In, First-Out): Memastikan barang yang masuk lebih dulu juga dijual lebih dulu. Cocok untuk produk yang mudah kedaluwarsa seperti makanan dan obat-obatan, karena membantu mengurangi risiko barang terbuang, meski butuh kontrol ketat terhadap tanggal kedaluwarsa.
• LIFO-based stocktaking (Last-In, First-Out): Mengeluarkan stok yang paling baru masuk lebih dulu. Metode ini biasa dipakai pada industri yang terdampak inflasi, seperti bahan baku, karena mencerminkan harga terkini, meski berisiko meninggalkan stok lama tidak terjual.
• Electronic inventory: Mengandalkan teknologi seperti barcode atau RFID untuk melacak dan menghitung stok. Metode ini banyak dipakai bisnis e-commerce dan gudang skala besar karena lebih cepat dan akurat, meski butuh investasi lebih besar bagi bisnis kecil.
• Consumption-based inventory: Menghitung stok berdasarkan tingkat pemakaian aktual, bukan penghitungan fisik langsung. Umum digunakan di industri energi atau kimia, dan membantu proses forecasting, meski butuh pemantauan yang presisi agar tidak ada data yang terlewat.

Manfaat melakukan stock take secara rutin

Stock take yang dilakukan secara konsisten memberi banyak manfaat operasional dan finansial bagi bisnis. Berikut beberapa manfaat utamanya:

• Meminimalkan pencurian dan penyusutan stok. Selisih antara catatan dan kondisi fisik barang, baik akibat pencurian, kerusakan, maupun pesanan yang hilang, bisa terdeteksi lebih cepat lewat stock take rutin.
• Menjaga akurasi data inventaris. Sistem pencatatan sekuat apa pun tetap berisiko mengalami kesalahan. Stock take memastikan data yang digunakan untuk pengambilan keputusan tetap valid dan mutakhir.
• Memahami kondisi stok yang sebenarnya. Catatan di sistem hanya memberi estimasi, sementara stock take menunjukkan jumlah stok yang benar-benar tersedia untuk mendukung keputusan bisnis yang lebih tepat.
• Mendeteksi stok yang menipis lebih awal. Jika jumlah barang di gudang sudah rendah namun tidak tercermin di sistem, bisnis berisiko kehabisan stok dan kehilangan potensi penjualan.
• Mencegah penumpukan stok berlebih. Stock take memberi gambaran nyata terhadap kondisi persediaan sehingga bisnis bisa menghindari kelebihan stok yang menambah biaya penyimpanan dan risiko barang rusak atau usang.
• Mengidentifikasi kecurangan atau fraud lebih dini. Jadwal stock take yang rutin juga berfungsi sebagai pencegah, karena staf tahu bahwa persediaan akan diperiksa secara berkala.
• Menemukan stok lama atau barang yang perlu clearance. Proses penghitungan fisik memungkinkan bisnis melihat langsung produk musim lalu atau barang yang berisiko usang sebelum terjual.

3 Metode utama dalam stock take

Secara praktik, ada tiga metode utama yang paling sering digunakan bisnis untuk melakukan stock take, tergantung skala operasional dan tingkat gangguan yang bisa ditoleransi terhadap kegiatan sehari-hari.

1. Wall-to-wall stocktaking

Metode ini melibatkan penghitungan seluruh item inventaris yang ada di toko, gudang, atau fasilitas penyimpanan sekaligus dalam satu waktu. Karena mencakup semua barang, wall-to-wall stocktaking cenderung mengganggu operasional harian sehingga perlu perencanaan matang, biasanya dilakukan minimal setahun sekali atau saat bisnis berganti sistem inventaris.

2. Cycle counting

Cycle counting memecah proses penghitungan menjadi beberapa bagian yang lebih kecil dan dilakukan secara rutin dan bergilir, bukan sekaligus dalam satu waktu. Metode ini populer di perusahaan besar yang tidak bisa menghentikan operasional sepenuhnya, karena membantu menghindari lonjakan selisih besar yang biasanya muncul saat jeda antar-penghitungan terlalu lama. Salah satu pendekatan cycle counting yang umum digunakan adalah klasifikasi ABC, di mana barang dikelompokkan berdasarkan nilai dan frekuensi penghitungannya berbeda-beda.

3. Spot checking

Spot checking dilakukan dengan memeriksa item, area, atau kategori inventaris tertentu secara acak. Metode ini cocok untuk mendeteksi selisih lebih awal dan bisa dilakukan cepat, biasanya dipakai untuk barang bernilai tinggi atau bergerak cepat, ataupun ketika ada kecurigaan barang hilang atau pemasok bermasalah.

Langkah-langkah melakukan stock take yang efektif

Agar hasil stock take akurat dan tidak mengganggu operasional secara berlebihan, prosesnya perlu dilakukan secara terstruktur. Berikut langkah-langkah yang bisa diterapkan:

1. Siapkan data dan jadwalkan stock take

Perbarui dulu data inventaris terkini, termasuk jumlah barang yang sudah keluar dari gudang baik karena terjual maupun rusak. Tentukan tanggal, waktu, lokasi yang akan dihitung, serta jumlah staf yang terlibat.

2. Bagi dan rapikan area penyimpanan

Kelompokkan area gudang atau toko agar tim lebih mudah menavigasi lokasi barang. Beri tanda pada area yang sudah selesai dihitung untuk mencegah penghitungan ganda, dan tentukan prioritas jenis barang yang perlu dihitung lebih dulu.

3. Siapkan tim dan alat pendukung

Bentuk tim dengan pembagian tugas yang jelas, misalnya tim lapangan yang menghitung fisik barang dan tim admin yang menginput data ke sistem. Siapkan juga alat pendukung seperti barcode scanner, clipboard, atau perangkat pencatatan digital agar proses lebih cepat dan minim kesalahan.

4. Lakukan penghitungan fisik barang

Hitung setiap item secara sistematis, baik secara manual maupun menggunakan alat pemindai barcode, lalu catat hasilnya secara konsisten di sistem yang digunakan.

5. Bandingkan hasil hitung dengan catatan sistem

Setelah proses penghitungan selesai, cocokkan angka fisik dengan data yang tercatat di sistem inventaris. Jika ditemukan selisih, misalnya sistem mencatat 1.200 unit namun hasil hitung hanya 1.150 unit, catat sebagai temuan yang perlu ditelusuri lebih lanjut.

6. Investigasi dan hitung ulang jika perlu

Telusuri penyebab selisih yang ditemukan, apakah akibat kesalahan input, barang belum tercatat, kerusakan, atau kemungkinan lain. Lakukan penghitungan ulang pada item yang selisihnya mencurigakan untuk memastikan bukan sekadar human error.

7. Perbarui catatan inventaris

Setelah penyebab selisih dipastikan, perbarui data di sistem inventaris agar mencerminkan kondisi stok yang sebenarnya. Dari sini, bisnis bisa melanjutkan operasional dengan data yang lebih akurat.

Stock take lebih mudah dan akurat dengan Mekari POS

Stock take berperan penting dalam menjaga akurasi data inventaris dan mendukung kelancaran operasional bisnis retail. Meski begitu, mengandalkan pencatatan manual untuk proses ini bukan hanya memakan waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan yang berdampak pada keputusan bisnis.

Mekari POS hadir sebagai sistem POS terpusat yang membantu bisnis retail melakukan pemantauan dan pencatatan stok secara lebih otomatis dan akurat, sehingga proses stock take tidak lagi sepenuhnya bergantung pada penghitungan manual yang rawan selisih. 

Beberapa fitur Mekari POS yang relevan untuk mendukung proses stock take antara lain:

• Manajemen inventaris dan produk: Pantau produk dan stok secara akurat di setiap outlet dan gudang, sekaligus atur katalog produk, SKU, kategori, dan varian dengan lebih rapi.
• Notifikasi stok menipis real-time: Dapatkan pemberitahuan otomatis saat stok mendekati batas minimum agar tim bisa segera melakukan pengecekan atau restock sebelum kehabisan.
• Pengelolaan perpindahan stok antar cabang: Kelola perpindahan inventaris antar gudang atau cabang secara lebih terstruktur dan terdokumentasi, sehingga lebih mudah dilacak saat proses verifikasi stok.
• Sinkronisasi stok lintas channel: Jaga konsistensi data stok di berbagai kanal penjualan untuk mengurangi risiko overselling maupun selisih stok antar channel.
• Laporan pergerakan stok dan tren penjualan: Pantau arus keluar-masuk barang serta tren penjualan untuk mendukung perencanaan stock take dan pengadaan barang yang lebih akurat.
• Manajemen multicabang dalam satu dashboard: Kontrol stok dari berbagai cabang secara terpusat, memudahkan proses pemantauan dan rekonsiliasi data saat stock take dilakukan di banyak lokasi sekaligus.

Sebagai sistem POS terpusat, Mekari POS membantu bisnis retail menjaga akurasi stok, meminimalkan kesalahan pencatatan, serta membuat proses stock take di setiap cabang menjadi lebih cepat dan efisien.