Faktur Penjualan: Pengertian, Jenis, dan Cara Membuat

Menjual produk atau jasa hanyalah separuh dari proses bisnis. Separuh lainnya adalah memastikan pembayaran benar-benar diterima, tercatat dengan jelas, dan bisa ditelusuri kapan saja. Di sinilah faktur penjualan berperan penting sebagai bukti transaksi sekaligus dasar pencatatan keuangan.

Tanpa faktur yang rapi dan terstruktur, bisnis berisiko menghadapi keterlambatan pembayaran, kesalahan pencatatan, hingga potensi perselisihan dengan pelanggan yang sebenarnya bisa dihindari sejak awal.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari pengertian faktur penjualan, fungsi dan elemen penting yang harus ada di dalamnya, jenis-jenis yang umum digunakan, cara membuatnya dengan benar, serta kesalahan yang sering terjadi dalam penggunaannya.

Apa itu faktur penjualan?

Faktur penjualan adalah dokumen akuntansi yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai catatan resmi atas barang atau jasa yang telah diberikan. Di dalamnya tercantum detail transaksi seperti jenis barang atau layanan, jumlah yang harus dibayar pelanggan, serta metode pembayaran yang disepakati. 

Umumnya, faktur penjualan diterbitkan setelah barang atau jasa selesai diberikan kepada pelanggan. Namun, dalam beberapa kondisi, faktur juga bisa dikeluarkan lebih awal, misalnya jika ada kesepakatan pembayaran di muka. 

Selain sebagai bukti transaksi, faktur penjualan juga memiliki fungsi hukum karena dapat menjadi dasar perjanjian antara penjual dan pembeli, terutama pada transaksi bernilai besar. Di sisi bisnis, dokumen ini penting untuk pencatatan pendapatan dan piutang usaha.

Penting untuk dipahami, faktur penjualan bukanlah pengeluaran atau beban bagi bisnis. Sebaliknya, faktur ini dicatat sebagai pendapatan yang diakui dalam pembukuan begitu diterbitkan.

Mengapa faktur penjualan penting bagi bisnis?

Faktur penjualan bukan sekadar dokumen administratif, tetapi memiliki peran krusial dalam menjaga kelancaran operasional dan kesehatan keuangan bisnis. Dokumen ini menjadi penghubung utama antara proses penjualan dan arus kas yang masuk ke perusahaan. 

Dalam praktiknya, banyak bisnis masih menghabiskan waktu yang tidak sedikit untuk urusan penagihan. 

Artinya, hampir dua hari kerja setiap minggu tersita untuk proses yang sebenarnya bisa diminimalkan agar tim lebih fokus pada aktivitas penjualan atau pelayanan pelanggan. 

Kondisi ini menunjukkan bahwa pengelolaan faktur yang kurang efektif dapat berdampak serius pada stabilitas keuangan. 

Lebih dari sekadar mempercepat pembayaran, faktur penjualan juga memiliki fungsi penting lainnya. Dokumen ini menjadi dasar pencatatan akuntansi yang akurat, bukti legal ketika terjadi perselisihan, serta referensi penting untuk kebutuhan pelaporan pajak. 

Selain itu, data dari faktur dapat dimanfaatkan untuk memahami pola pembelian pelanggan, yang kemudian membuka peluang untuk strategi cross-selling maupun upselling.

Bagi bisnis yang menjual produk fisik, faktur penjualan juga membantu dalam pengelolaan stok. Data penjualan yang tercatat dengan baik memungkinkan pemilik bisnis memantau pergerakan inventaris, memperkirakan kebutuhan restock, serta menentukan waktu promosi yang lebih tepat berdasarkan data aktual, bukan sekadar perkiraan.

Perbedaan faktur penjualan dengan dokumen transaksi lain

Faktur penjualan sering tertukar dengan dokumen transaksi lain yang sekilas terlihat serupa. Berikut perbedaannya agar tidak salah kaprah.

• Purchase order: Kebalikan dari faktur penjualan, purchase order adalah dokumen yang diterbitkan pembeli kepada penjual untuk memesan barang atau jasa, artinya transaksi penjualan belum benar-benar terjadi saat dokumen ini dibuat.
• Sales order: Dibuat oleh penjual seperti halnya faktur, namun sales order diterbitkan lebih dulu untuk mengonfirmasi bahwa penjual sanggup memenuhi pesanan, sebelum barang atau jasa benar-benar diberikan.
• Kwitansi (receipt): Faktur penjualan meminta pembayaran, sedangkan kwitansi adalah bukti bahwa pembayaran sudah diterima. Faktur diterbitkan sebelum pembayaran, kwitansi diterbitkan setelahnya.
• Bill (nota/tagihan): Istilah bill sering dipakai bergantian dengan faktur, padahal faktur adalah salah satu jenis dari bill yang memuat detail lebih lengkap. Contohnya, nota di restoran umumnya tidak mencantumkan data kontak pelanggan seperti pada faktur penjualan, dan pembayarannya diharapkan langsung di tempat, bukan pada waktu mendatang.

Elemen penting dalam faktur penjualan

Faktur penjualan yang lengkap dan profesional setidaknya memuat beberapa elemen berikut.

• Informasi kontak penjual dan pembeli: Mencakup nama bisnis, alamat, nomor telepon, dan email dari kedua belah pihak, sehingga memudahkan komunikasi apabila ada pertanyaan terkait faktur.
• Nomor dan tanggal faktur: Nomor unik yang membantu melacak setiap faktur, sementara tanggal faktur menjadi acuan utama dalam menentukan tenggat waktu pembayaran.
• Rincian barang atau jasa: Deskripsi setiap item pada baris terpisah, lengkap dengan jumlah dan harga satuan, agar pelanggan memahami secara jelas apa yang mereka bayar.
• Syarat pembayaran: Mencakup metode pembayaran yang diterima, tenggat waktu pembayaran, serta biaya keterlambatan apabila berlaku.
• Total tagihan: Rincian subtotal, pajak, diskon, dan pembayaran di muka (jika ada), diikuti total akhir yang harus dibayar pelanggan.
• Catatan tambahan: Bagian opsional untuk mencantumkan informasi lain yang relevan dengan transaksi, seperti kebijakan retur atau ucapan terima kasih.

Jenis-jenis faktur penjualan

Berdasarkan tujuan dan waktu penerbitannya, faktur penjualan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis berikut.

• Faktur standar: Jenis paling umum yang mencakup informasi dasar transaksi dan diterbitkan setelah barang atau jasa diberikan, mencakup baik penjualan produk fisik maupun jasa.
• Faktur proforma: Diterbitkan sebelum barang atau jasa diberikan, berfungsi sebagai perkiraan biaya yang akan dikenakan, bukan permintaan pembayaran resmi. Jenis ini sering digunakan untuk keperluan anggaran atau persetujuan pembelian.
• Faktur berulang (recurring invoice): Diterbitkan secara rutin dalam interval tertentu, seperti bulanan atau triwulanan, umum digunakan untuk model bisnis berlangganan atau layanan berkelanjutan.
• Faktur komersial: Digunakan untuk transaksi perdagangan internasional, memuat detail tambahan seperti negara asal barang, berat produk, dan biaya pengiriman untuk keperluan bea cukai.
• Nota kredit (credit invoice): Diterbitkan untuk mengurangi atau membatalkan faktur sebelumnya, misalnya akibat retur barang, kesalahan, atau pemberian diskon tambahan setelah faktur asli terbit.

Cara membuat faktur penjualan

Membuat faktur penjualan yang profesional dapat dilakukan melalui beberapa langkah berikut.

1. Beri label yang jelas

Mulailah dengan mencantumkan judul “Faktur” atau “Invoice” di bagian paling atas dokumen. Hal ini penting agar dokumen langsung dikenali dan tidak tertukar dengan jenis dokumen lain seperti kwitansi atau nota.

2. Cantumkan informasi kontak

Tambahkan detail bisnis penjual seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email pada bagian header. Setelah itu, sertakan juga informasi pelanggan agar kedua pihak tercatat dengan jelas dalam satu dokumen transaksi.

3.  Beri nomor dan tanggal pada faktur

Setiap faktur harus memiliki nomor unik untuk memudahkan pelacakan dan pengarsipan. Sertakan juga tanggal penerbitan agar jelas kapan transaksi dibuat serta menjadi acuan jatuh tempo pembayaran. 

4. Cantumkan rincian barang atau jasa

Jelaskan setiap produk atau layanan secara detail dalam baris terpisah. Sertakan jumlah, harga satuan, serta subtotal. Jika ada dokumen pendukung seperti purchase order, cantumkan sebagai referensi agar data lebih akurat. 

5. Jelaskan syarat pembayaran

Tuliskan metode pembayaran yang diterima, tenggat waktu pembayaran, serta ketentuan tambahan seperti denda keterlambatan jika ada. Bagian ini penting untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari. 

6. Hitung dan sesuaikan pajak serta diskon

Jika ada pajak yang berlaku atau diskon yang diberikan, jelaskan secara terpisah sebelum menghitung total akhir. Penyajian yang transparan membantu pelanggan memahami bagaimana total tagihan terbentuk. 

7. Cantumkan total tagihan dengan jelas

Pastikan jumlah akhir yang harus dibayar ditulis dengan menonjol di bagian bawah faktur, agar mudah ditemukan dan tidak terlewat. 

8. Periksa kembali sebelum mengirim

Sebelum faktur dikirim ke pelanggan, pastikan semua data sudah sesuai dengan kesepakatan atau purchase order. Kesalahan kecil seperti angka atau nama yang tidak tepat bisa berdampak pada keterlambatan pembayaran atau revisi dokumen.

Kesalahan umum dalam membuat faktur penjualan

Beberapa kesalahan berikut sering terjadi dalam pembuatan faktur penjualan, meski terlihat sepele namun berdampak besar pada kelancaran pembayaran.

• Kesalahan harga atau perhitungan: Kesalahan matematis sederhana dapat memicu perselisihan yang menunda pembayaran, bahkan berisiko merusak hubungan dengan pelanggan jika terjadi berulang.
• Informasi yang tidak lengkap: Detail yang kurang lengkap, seperti tenggat waktu yang tidak dicantumkan atau deskripsi item yang terlalu umum, membuka peluang terjadinya perselisihan di kemudian hari.
• Faktur yang terlambat atau terlupakan: Semakin lama faktur diterbitkan setelah transaksi selesai, semakin lama pula pembayaran diterima, sekaligus berisiko membuat pelanggan lupa detail kesepakatan awal.
• Tidak melakukan pengecekan ulang: Melewatkan proses verifikasi sebelum mengirim faktur meningkatkan risiko kesalahan yang sebenarnya bisa dihindari dengan mudah.

Buat faktur penjualan lebih cepat dan akurat dengan Mekari POS

Membuat faktur penjualan secara manual di tengah tingginya volume transaksi harian dapat menjadi proses yang memakan waktu. Risiko kesalahan input, keterlambatan pencatatan, hingga data yang tidak sinkron antar sistem pun menjadi tantangan yang sering terjadi.

Mekari POS sebagai sistem kasir terpusat yang dirancang untuk bisnis retail dan F&B membantu memproses transaksi sekaligus menerbitkan faktur penjualan secara lebih cepat, rapi, dan akurat. Sistem ini juga terintegrasi dengan Mekari Jurnal, sehingga proses pencatatan keuangan dapat dilakukan secara otomatis tanpa perlu input manual berulang. 

Mekari POS juga hadir dengan berbagai keunggulan berikut:

• Operasional dan keuangan dalam satu ekosistem terpadu: Mekari POS terhubung langsung dengan sinkronisasi finansial dan omnichannel secara real-time.
• Siap bertumbuh dari satu hingga ratusan outlet: Mekari POS dirancang untuk mengelola banyak cabang, melakukan standarisasi operasional, serta memantau performa seluruh outlet secara terpusat.
• Operasional, penjualan, dan keuangan dalam satu alur: Transaksi QRIS, kartu, hingga marketplace tercatat otomatis dalam satu sistem sehingga laporan keuangan menjadi lebih rapi dan akurat.
• Standar keamanan data bisnis yang terjamin: Data transaksi terlindungi dengan standar keamanan tersertifikasi dan kontrol ketat untuk mencegah risiko penyalahgunaan data.

Selain itu, Mekari POS juga terintegrasi dengan ekosistem Mekari lainnya seperti Mekari Desty membantu menyatukan data penjualan dan stok dari berbagai marketplace maupun toko online, sehingga bisnis yang berjualan secara omnichannel tetap memiliki catatan transaksi yang konsisten. 

Siap membuat faktur penjualan yang lebih cepat, rapi, dan minim kesalahan? Mulai kelola transaksi bisnis Anda lebih mudah dengan Mekari POS!