Cash Receipts Journal: Pengertian, Manfaat dan Cara Membuatnya

Setiap kali bisnis menerima uang tunai, baik dari penjualan langsung maupun pelunasan piutang pelanggan, setiap transaksi perlu dicatat dengan rapi agar arus kas tetap terkontrol dan tidak membingungkan saat menyusun laporan keuangan. Tanpa pencatatan yang terstruktur, akan sulit melacak asal masuknya uang kas secara akurat.

Untuk itulah cash receipts journal atau jurnal penerimaan kas digunakan sebagai jurnal khusus yang mencatat seluruh penerimaan kas secara sistematis dan terperinci. Dengan jurnal ini, setiap arus masuk uang dapat ditelusuri dengan lebih mudah dan transparan.

Apa itu cash receipts journal?

Cash receipts journal adalah jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat seluruh penerimaan kas dalam suatu periode akuntansi. Pencatatan ini mengikuti prinsip dasar akuntansi, yaitu setiap penerimaan kas dicatat sebagai debit pada akun kas dan diimbangi dengan kredit pada akun terkait.

Jurnal ini tidak mencatat transaksi penjualan secara kredit, karena pada transaksi tersebut belum terjadi penerimaan kas. Oleh karena itu, cash receipts journal hanya berfokus pada transaksi yang benar-benar melibatkan masuknya uang tunai atau setara kas. 

Dalam konteks ini, penjualan tunai dicatat berdasarkan basis kas (cash basis), sedangkan penjualan kredit mengikuti basis akrual (accrual basis).

Dalam sistem pembukuan manual, penggunaan cash receipts journal membantu menyederhanakan proses pencatatan. Alih-alih mencatat setiap penerimaan kas satu per satu ke dalam buku besar, bisnis dapat merangkum transaksi dalam satu jurnal khusus untuk periode tertentu. Hal ini membuat proses pencatatan menjadi lebih efisien, ringkas, dan mudah ditelusuri saat dibutuhkan.

Sumber-sumber cash receipts yang dicatat

Penerimaan kas yang dicatat dalam cash receipts journal dapat berasal dari beberapa sumber berikut.

• Penjualan tunai: Seluruh kas yang diterima dari penjualan barang atau jasa secara langsung kepada pelanggan, dicatat lengkap dengan nama pelanggan sebagai keterangan transaksi.
• Pelunasan dari pelanggan kredit: Kas yang diterima kemudian setelah bisnis melakukan penjualan secara kredit, sesuai jangka waktu kredit yang telah disepakati sebelumnya.
• Sumber kas lainnya: Mencakup penerimaan dari bunga bank, pencairan investasi, penjualan aset tetap, penyertaan modal pemilik usaha, pinjaman dari bank atau lembaga keuangan, komisi, hingga pengembalian pajak.

Format dan kolom dalam cash receipts journal

Cash receipts journal umumnya memiliki format dengan beberapa kolom berikut, meski detailnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bisnis.

• Tanggal: Mencatat tanggal saat kas diterima oleh bisnis.
• Akun yang dikredit: Nama akun yang dikredit akibat penerimaan kas tersebut dalam pembukuan.
• Referensi: Nomor referensi internal akun terkait untuk memudahkan proses posting ke buku besar.
• Keterangan: Penjelasan singkat mengenai sumber penerimaan kas tersebut.
• Debit kas: Jumlah kas yang diterima, yang akan mendebit akun kas di buku besar umum.
• Debit diskon penjualan: Jumlah diskon yang diberikan kepada pelanggan yang membayar dalam periode kredit yang ditentukan.
• Kredit piutang usaha: Jumlah yang dikreditkan pada akun piutang saat pelanggan kredit melakukan pembayaran.
• Kredit penjualan: Mencatat jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai kepada pelanggan.
• Kredit akun lainnya: Mencatat penerimaan kas dari sumber lain, seperti bunga, sewa, atau penjualan aset tetap, yang tidak memiliki kolom khusus tersendiri.

Cara mencatat transaksi ke cash receipts journal

Mencatat transaksi ke cash receipts journal dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut.

1. Identifikasi jenis penerimaan kas

Tentukan terlebih dahulu sumber kas yang diterima, apakah berasal dari penjualan tunai, pelunasan piutang usaha, atau sumber lain seperti bunga, investasi, maupun pinjaman. 

2. Catat tanggal dan keterangan transaksi

Masukkan tanggal terjadinya penerimaan kas, disertai keterangan singkat yang menjelaskan asal transaksi agar mudah diidentifikasi di kemudian hari. 

3. Masukkan jumlah pada kolom yang sesuai

Catat jumlah kas yang diterima pada kolom debit kas. Setelah itu, tentukan akun kredit yang sesuai, seperti penjualan, piutang usaha, atau akun lainnya sesuai jenis transaksi. 

4. Perhitungkan diskon jika ada

Jika pelanggan mendapatkan potongan harga karena pembayaran lebih cepat sesuai ketentuan kredit, catat diskon tersebut pada kolom debit diskon penjualan.

5. Jumlahkan seluruh kolom di akhir periode

Di akhir periode akuntansi (biasanya bulanan), jumlahkan setiap kolom sebagai dasar untuk proses posting ke buku besar, sehingga seluruh transaksi dapat diringkas dan dipindahkan secara akurat.

Cara posting cash receipts journal ke buku besar

Setelah dicatat, data dalam cash receipts journal perlu diposting ke buku besar melalui tahapan berikut.

1. Posting total kolom kas

Total dari kolom debit kas dipindahkan ke akun kas di buku besar umum sebagai debit. Langkah ini memastikan seluruh penerimaan kas dalam periode tersebut tercermin dalam saldo kas perusahaan.

2. Posting total kolom penjualan

Total pada kolom kredit penjualan diposting ke akun penjualan di buku besar umum sebagai kredit. Ini mencerminkan total pendapatan penjualan tunai yang diperoleh selama periode tertentu.

3. Posting rincian piutang usaha ke buku besar pembantu

Setiap transaksi yang berkaitan dengan pelunasan piutang usaha tidak digabung, melainkan diposting satu per satu ke akun masing-masing pelanggan di buku besar pembantu piutang. Proses ini sangat penting untuk menjaga keakuratan saldo setiap pelanggan. Idealnya dilakukan secara rutin (bahkan harian) agar data selalu up to date.

4. Posting total piutang usaha ke buku besar umum

Setelah semua rincian diposting ke buku besar pembantu, total kolom piutang usaha kemudian diposting ke buku besar umum sebagai kredit pada akun piutang usaha. Ini memastikan total kewajiban pelanggan tercermin secara keseluruhan. 

5. Posting akun lainnya secara individual

Transaksi yang masuk ke kategori akun lain (seperti bunga, pinjaman, atau pendapatan lain) diposting secara terpisah ke akun masing-masing di buku besar umum. Tidak ada penggabungan total untuk akun-akun ini karena sifatnya berbeda-beda.

Setelah seluruh proses posting selesai, tahap berikutnya adalah melakukan pengecekan untuk memastikan tidak ada selisih data. Dua hal penting yang harus diperiksa adalah:

• Saldo total pelanggan pada buku besar pembantu piutang harus sama dengan saldo akun piutang usaha di buku besar umum.
• Total debit dan kredit di buku besar umum harus selalu seimbang.

Jika kedua hal ini sudah sesuai, maka pencatatan penerimaan kas dapat dianggap sudah benar dan siap digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan.

Manfaat cash receipts journal bagi bisnis

Cash receipts journal tidak hanya berfungsi sebagai catatan penerimaan kas, tetapi juga menjadi bagian penting dalam menjaga ketertiban pembukuan dan mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih akurat.

Angka ini menunjukkan betapa pentingnya pencatatan yang terstruktur sejak tahap paling dasar, termasuk pencatatan penerimaan kas.

Kondisi ini dapat mengganggu akurasi laporan keuangan dan berpotensi mempengaruhi kesehatan finansial bisnis.

Dengan penggunaan cash receipts journal yang tepat, bisnis dapat memperoleh berbagai manfaat berikut: 

• Pelacakan penjualan harian: Mencatat setiap penjualan tunai segera setelah terjadi membantu bisnis memiliki gambaran pendapatan yang akurat dan selalu diperbarui.
• Manajemen piutang usaha: Melacak pembayaran pelanggan terhadap tagihan yang belum lunas membantu mengurangi saldo piutang yang menumpuk dan mempercepat proses penagihan.
• Rekonsiliasi bank: Mencocokkan catatan cash receipts journal dengan setoran bank membantu mengidentifikasi transaksi yang hilang atau keliru dengan lebih cepat.
• Proyeksi arus kas: Pola penerimaan kas historis dapat digunakan untuk memprediksi arus kas masuk di masa depan, sehingga membantu perencanaan pengeluaran bisnis.
• Pencegahan kecurangan: Peninjauan rutin terhadap cash receipts journal membantu mendeteksi setoran yang hilang atau transaksi yang tidak sah sejak dini.

Catat setiap transaksi kas bisnis Anda lebih mudah dengan Mekari POS

Mencatat setiap penerimaan kas secara manual ke dalam cash receipts journal cukup merepotkan, apalagi jika volume transaksi harian bisnis Anda cukup tinggi dan tersebar di beberapa outlet sekaligus.

Mekari POS sebagai aplikasi kasir terpusat hadir untuk membantu pebisnis mencatat setiap transaksi kas secara otomatis di setiap outlet. Setiap transaksi penjualan tunai langsung tersimpan dalam sistem tanpa perlu disusun ulang secara manual ke dalam cash receipts journal.

Yang membuatnya lebih efisien, Mekari POS terintegrasi dengan Mekari Jurnal, sehingga data penerimaan kas dari hasil penjualan otomatis tercatat ke dalam pembukuan akuntansi. 

Selain pencatatan transaksi kas, Mekari POS juga memberikan gambaran menyeluruh atas kondisi keuangan bisnis melalui fitur Laporan dan Analisis Bisnis, di antaranya:

• Laporan penjualan dan performa outlet real-time: Pantau arus kas masuk dari setiap outlet kapan saja, tanpa perlu menunggu rekap manual di akhir periode seperti pada cash receipts journal biasa.
• Identifikasi produk terlaris dan tren penjualan lebih tepat: Ketahui produk mana yang paling banyak menyumbang penerimaan kas, sehingga strategi stok dan promosi bisa lebih terarah.
• Evaluasi kinerja staf dengan data yang terukur: Lacak performa kasir atau staf di setiap outlet berdasarkan volume dan nilai transaksi yang tercatat.
• Insight strategis untuk pengambilan keputusan lebih tepat:  Gunakan data penerimaan kas dan penjualan sebagai dasar keputusan bisnis, mulai dari proyeksi arus kas hingga evaluasi kesehatan finansial secara keseluruhan.

Siap mencatat setiap penerimaan kas bisnis Anda lebih rapi dan akurat? Mulai kelola transaksi dan laporan keuangan lebih mudah dengan Mekari POS!